Wie du als Gründer deinen Stundensatz berechnest

Der häufigste Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation ist nicht, dass Gründer zu bescheiden rechnen. Es ist, dass sie durch die falsche Zahl teilen.

Fast jeder rechnet so: Ich brauche 2.900 € im Monat, ich arbeite 40 Stunden die Woche, das sind rund 173 Stunden im Monat — macht 17 € die Stunde. Die Rechnung ist sauber. Das Ergebnis ist trotzdem ruinös, und zwar aus einem einzigen Grund: Niemand bezahlt dir 173 Stunden im Monat.

Arbeitsstunden sind nicht verrechenbare Stunden

Das ist das Begriffspaar, an dem die meisten Kalkulationen scheitern.

Deine Arbeitsstunden sind alle Stunden, in denen du für dein Unternehmen tätig bist. Angebote schreiben. Rechnungen stellen. Akquise. Buchhaltung vorbereiten. Weiterbildung. Die Website pflegen. Das Erstgespräch, aus dem nichts wird.

Deine verrechenbaren Stunden sind nur die, für die dir jemand Geld überweist.

Der Unterschied ist nicht klein. In der Praxis liegt der verrechenbare Anteil bei Solo-Selbstständigen zwischen 50 und 60 Prozent — im ersten Jahr eher darunter, weil Akquise dann fast ein Vollzeitjob ist. Wer mit 100 Prozent kalkuliert, kalkuliert sich um den Faktor zwei nach unten.

Rechnen wir es aus:

• 52 Wochen im Jahr
• − 6 Wochen Urlaub
• − 1 Woche Krankheit (du hast keine Lohnfortzahlung mehr)
• − 2 Wochen Feiertage
• = 43 Arbeitswochen

43 Wochen × 40 Stunden = 1.720 Arbeitsstunden. Davon 55 Prozent verrechenbar: rund 950 Stunden im Jahr.

Nicht 2.080. Nicht 1.720. Neunhundertfünfzig.

Was dein Umsatz alles tragen muss

Der zweite Fehler steckt im Zähler. Die meisten rechnen mit dem, was sie zum Leben brauchen — und vergessen alles, was der Arbeitgeber früher unsichtbar mitbezahlt hat.

Nehmen wir eine Beraterin, die 2.400 € netto im Monat zum Leben braucht. Was ihr Umsatz tragen muss:

Die 6.000 € Betriebskosten sind kein Puffer, sondern eine konkrete Liste: Steuerberater 1.200 €, Software 900 €, Berufshaftpflicht und weitere Versicherungen 900 €, Büro, Internet und Telefon 1.800 €, Weiterbildung 600 €, Rest 600 €.

Jetzt die eigentliche Rechnung:

51.300 € ÷ 950 verrechenbare Stunden = 54 € pro Stunde.

Die Milchmädchenrechnung vom Anfang kam auf 17 €. Der Unterschied ist nicht ein bisschen Marge — es ist Faktor drei. Wer zu 17 € anbietet, arbeitet nicht günstig, sondern subventioniert seine Kunden aus der eigenen Altersvorsorge.

Dein Stundensatz ist kein Preis, den du dir traust. Er ist ein Ergebnis, das du ausrechnest.

Die vier Zahlen, die du wirklich brauchst

In dieser Reihenfolge — die ersten beiden entscheiden über 80 Prozent des Ergebnisses:

1. Deine verrechenbaren Stunden. Schätze ehrlich, nicht optimistisch. Wenn du nicht weißt, wo du stehst: Trag zwei Wochen lang jede Arbeitsstunde ein und markiere, welche davon auf einer Rechnung landen wird. Die Quote überrascht fast jeden.
2. Dein notwendiger Jahresumsatz. Inklusive Krankenversicherung, Altersvorsorge und Steuer. Das sind zusammen leicht 16.500 € im Jahr, die als Angestellter zur Hälfte jemand anderes gezahlt hat.
3. Dein Zielgewinn. Die Rechnung oben deckt Kosten. Sie enthält keinen Cent für Rücklagen, Investitionen oder ein Jahr mit schlechter Auftragslage. Rechne 15 bis 20 Prozent Aufschlag — bei 54 € sind das 62 bis 65 €.
4. Der Marktpreis in deiner Branche. Erst jetzt. Nicht als Ausgangspunkt, sondern als Realitätsprüfung: Liegt dein kalkulierter Satz deutlich über dem, was üblich ist, hast du kein Preisproblem, sondern ein Positionierungsproblem.

Die Falle im ersten Jahr

Am Anfang ist die Versuchung groß, niedrig einzusteigen und später zu erhöhen. Der Mechanismus, der das kaputt macht, ist simpel: Preise nach oben zu korrigieren ist bei Bestandskunden extrem schwer. Du hast einen Anker gesetzt, und jede spätere Erhöhung fühlt sich für dein Gegenüber wie eine Verschlechterung an — auch wenn dein Satz objektiv fair ist.

Wenn du am Anfang günstiger sein willst, mach es über einen befristeten, klar benannten Rabatt: „Mein Satz ist 65 €, für die ersten drei Projekte gebe ich 20 Prozent Einführungsrabatt." Der Anker bleibt bei 65. Der Rabatt läuft aus, ohne dass du verhandeln musst.

Was sich seit 2025 an deiner Kalkulation ändert

Zwei Punkte, die in älteren Ratgebern noch fehlen:

Die Kleinunternehmergrenze liegt bei 25.000 €. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: bis 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Im Gründungsjahr wird die 25.000-€-Grenze anteilig gerechnet — startest du im Juli, sind es 12.500 €. Bei unserem Beispiel mit 51.300 € Zielumsatz bist du ohnehin darüber: Du weist Umsatzsteuer aus, und dein Stundensatz ist ein Nettosatz. Sag das im Angebot dazu, sonst diskutierst du hinterher über 19 Prozent.

Du musst E-Rechnungen empfangen können. Ebenfalls seit dem 1. Januar 2025, und zwar unabhängig von deiner Größe — auch als Kleinunternehmer. Versenden musst du sie erst später: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 dann alle. Für die meisten Solo-Selbstständigen heißt das: 2028 wird die PDF-Rechnung per Mail unzulässig. Wer jetzt ein Rechnungstool wählt, sollte auf XRechnung oder ZUGFeRD achten.

Der Test, ob deine Zahl stimmt

Multipliziere deinen Stundensatz mit 950. Kommt ein Jahresumsatz heraus, von dem du Krankenversicherung, Altersvorsorge, Steuer und dein Leben bezahlen kannst — und am Ende noch etwas übrig bleibt?

Wenn nicht, hast du keinen zu niedrigen Preis. Du hast eine Rechnung, die nie aufgehen konnte.

Rechne sie einmal sauber durch. Dann verhandelst du nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern kennst die Zahl, unter die du nicht gehen kannst.