KPI-Kennzahlen, die nach der Gründung eines Unternehmens relevant sind

Umsatz ist die Kennzahl, die jeder Gründer im Kopf hat — und die am wenigsten darüber sagt, ob das Unternehmen überlebt. Sie steigt auch dann, wenn du dich mit jedem neuen Auftrag ärmer arbeitest.

Für die ersten zwei Jahre reichen fünf Zahlen. Wer mehr misst, misst meistens statt zu entscheiden.

1. Liquiditätsreichweite — die einzige Zahl mit Alarmfunktion

Wie viele Monate hältst du durch, wenn ab morgen kein einziger neuer Auftrag hereinkommt?

(Kontostand + sichere Zahlungseingänge) ÷ monatliche Fixkosten inkl. Privatentnahme

Ein Beispiel: 9.400 € auf dem Konto, 4.200 € sichere Eingänge in den nächsten Wochen, Fixkosten inklusive Lebensunterhalt von 5.800 € im Monat.

(9.400 + 4.200) ÷ 5.800 = 2,3 Monate.

Diese Zahl ist keine Statistik, sie ist ein Schwellwert. Unter drei Monaten verändert sich dein Verhalten: Du nimmst Aufträge an, die du sonst ablehnen würdest, verhandelst schlechter und triffst Entscheidungen aus Druck statt aus Strategie.

Miss sie wöchentlich. Sie ist die einzige Kennzahl, die dir Zeit kauft.

2. Deckungsbeitrag je Angebot — wo dein Geld tatsächlich verdient wird

Nicht der Gesamtumsatz, sondern die Aufschlüsselung. Fast jeder Selbstständige hat ein Angebot, das viel Umsatz bringt und fast nichts verdient.

Der Onlinekurs macht ein Viertel des Umsatzes und trägt fast nichts bei. Wer nur die Umsatzzeile sieht, baut dieses Angebot aus. Wer den Deckungsbeitrag sieht, streicht es oder erhöht den Preis.

3. Kundengewinnungskosten — was ein Kunde dich kostet

Marketingausgaben + eingesetzte eigene Zeit ÷ gewonnene Neukunden

Die eigene Zeit gehört unbedingt hinein, sonst rechnest du dich reich. Bewerte sie mit deinem Stundensatz.

Beispiel für einen Monat: 400 € Anzeigen, 15 Stunden Akquise zu je 55 €, daraus 4 Neukunden.

(400 + 825) ÷ 4 = 306 € pro Kunde.

Diese Zahl ist erst im Verhältnis aussagekräftig — nämlich zu dem, was ein Kunde über die gesamte Zusammenarbeit einbringt. Bei einem durchschnittlichen Kundenwert von 1.400 € Deckungsbeitrag steht 306 € gut da. Bei 350 € Kundenwert arbeitest du für die Anzeigenplattform.

Faustregel: Der Kundenwert sollte mindestens das Dreifache der Gewinnungskosten betragen.

4. Verrechenbare Quote — dein wichtigster Kapazitätswert

Nur relevant, wenn du Zeit verkaufst — dann aber entscheidend.

verrechenbare Stunden ÷ gesamte Arbeitsstunden

Bei 160 Arbeitsstunden im Monat und 88 abgerechneten Stunden liegt die Quote bei 55 Prozent. Das ist ein normaler, gesunder Wert für Solo-Selbstständige.

Wenn die Quote fällt, hast du ein Vertriebs- oder ein Organisationsproblem — und die Ursache ist an dieser Zahl allein nicht ablesbar. Deshalb: Notiere zwei Wochen lang, wohin die nicht verrechenbaren Stunden gehen. Meistens sind es Angebote, die nie zu Aufträgen werden, und administrative Arbeit, die sich automatisieren ließe.

Wichtig: Eine Quote von 90 Prozent ist kein Erfolg, sondern eine Warnung. Sie bedeutet, dass du keine Zeit mehr in Akquise steckst — und dein Auftragsbuch in drei Monaten leer sein wird.

5. Forderungslaufzeit — wie lange dein Geld bei anderen liegt

offene Forderungen ÷ Monatsumsatz × 30

Bei 14.000 € offenen Rechnungen und 21.000 € Monatsumsatz: 20 Tage.

Steigt dieser Wert, verschlechtert sich deine Liquidität, ohne dass am Geschäft irgendetwas schlechter geworden wäre. Die wirksamsten Hebel, in dieser Reihenfolge:

1. Zahlungsziel verkürzen — 14 Tage statt 30 im Angebot, von Anfang an
2. Anzahlung vereinbaren — 30 bis 50 Prozent bei Auftragserteilung
3. Konsequent mahnen — nach 7 Tagen freundlich, nach 21 Tagen bestimmt
4. Sofort rechnen — nicht am Monatsende, sondern am Tag der Leistung

Der vierte Punkt ist der einfachste und wird am häufigsten übersehen: Wer erst am 31. sammelt, verschenkt bis zu 30 Tage.

Was du nicht messen solltest

Website-Besucher ohne Bezug zu Anfragen. Social-Media-Follower. Newsletter-Abonnenten ohne Kaufhistorie. Bearbeitete E-Mails.

Diese Zahlen fühlen sich nach Fortschritt an, weil sie fast immer steigen. Sie steigen aber auch dann, wenn dein Geschäft schrumpft — und genau deshalb beruhigen sie zum falschen Zeitpunkt.

Der Rhythmus

Wöchentlich: Liquiditätsreichweite. Fünf Minuten.

Monatlich: die anderen vier. Dreißig Minuten, feste Verabredung im Kalender, auch in guten Monaten.

Mehr braucht es in den ersten zwei Jahren nicht. Wichtiger als die Auswahl der Kennzahlen ist, dass du dieselben über Monate hinweg verfolgst — eine Zahl wird erst durch ihren Verlauf aussagekräftig.