E-Rechnung: Was Solo-Selbstständige 2026 wirklich müssen

Du glaubst, seit dem 1. Januar 2025 musst du jede Rechnung als XRechnung ausstellen. Die Frist sagt etwas anderes: Empfangen musst du schon – ausstellen noch nicht alles. Der Übergang läuft bis Ende 2026, und wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro war, oft bis Ende 2027. Einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer sind beim Empfang dabei, keine Ausnahme. Die Ausstellungspflicht kommt später – und für Kleinunternehmer gar nicht.

Der Mythos „ab 2025 muss ich alles ausstellen“

Der Satz „seit 2025 gilt die E-Rechnung“ ist wahr und falsch zugleich. Wahr: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Falsch: Du musst noch nicht jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen.

Die Empfangspflicht gilt sofort. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Die Ausstellungspflicht läuft über Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du noch sonstige Rechnungen ausstellen – Papier oder PDF per E-Mail mit Zustimmung des Empfängers. Lag dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich die Frist bis Ende 2027.

Empfangen ist Pflicht, ausstellen ist Übergang. Das ist der Kern. Wer glaubt, ab 2025 sei alles XRechnung, verwechselt zwei verschiedene Fristen.

Die Rechtsgrundlage steht in § 27 Absatz 38 UStG. Die Übergangsregelung ist keine Kulanz, sondern Gesetz. Du kannst dich darauf verlassen. Die 800.000-Euro-Schwelle gilt nur für diese Ausstellungs-Übergangsfrist: Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG (Berechnung wie dort), Grenze 800.000 Euro — das ist nicht die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze.

Empfangen und ausstellen sind zwei Pflichten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische Unternehmen die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können. Keine Ausnahme. Wer in Deutschland als Unternehmer tätig ist – auch Freiberufler, Ärzte, Vermieter steuerfreier Umsätze – muss E-Rechnungen annehmen können. Das BMF-FAQ sagt: Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Die Ausstellungspflicht ist die zweite Pflicht. Sie kommt später. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF ausstellen. Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Danach musst du B2B-Rechnungen im Inland als E-Rechnung ausstellen.

B2B heißt: Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Private Endverbraucher sind nicht betroffen. Wenn du an Privatpersonen verkaufst, ist die E-Rechnung freiwillig. Wenn du an andere Unternehmen verkaufst, kommt die Pflicht – nur eben nicht sofort.

Inland heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern — nicht als Hauptpfad für Auslandsgeschäfte.

Die Empfangspflicht ist scharf. Die Ausstellungspflicht ist weich bis Ende 2026 oder 2027. Zwei Fristen, zwei Pflichten, zwei Zeitpunkte.

PDF per Mail ist keine E-Rechnung

Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr. Es ist eine sonstige Rechnung. Sonstige Rechnungen sind während der Übergangsfrist erlaubt – mit Zustimmung des Empfängers. Papierrechnungen gehen immer.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Elektronische Verarbeitung muss möglich sein. Das steht in § 14 Absatz 1 UStG. Ein PDF ist ein Bild. Es hat keine Struktur, die eine Buchhaltungssoftware automatisch lesen kann. Ein Mensch kann das PDF öffnen und die Zahlen abtippen. Eine Maschine nicht.

Die zulässigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist hybrid: XML-Struktur plus PDF zur Ansicht. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil führend. Das BMF-FAQ nennt diese Formate ausdrücklich.

XRechnung hat keinen PDF-Bildteil. Du brauchst einen Viewer, um sie zu lesen. Die Finanzverwaltung stellt einen E-Rechnungsviewer unter www.e-rechnung.elster.de bereit. Der Viewer zeigt die strukturierten Daten in lesbarer Form.

Wenn du heute ein PDF verschickst, ist das erlaubt – aber nur bis Ende 2026 oder 2027. Danach nicht mehr. Die Empfangspflicht betrifft E-Rechnungen. Ein PDF in der Übergangsfrist ist eine sonstige Rechnung und folgt den Regeln dort — es ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Solo und Kleinunternehmer sind keine Ausnahme vom Empfang

Du glaubst vielleicht: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen empfangen. Falsch. Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmer. Auch für Kleinunternehmer. Auch für Solo-Selbstständige. Auch für Freiberufler. Auch für Ärzte. Auch für Vermieter steuerfreier Umsätze.

Das BMF-FAQ sagt es klar: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellung ist ausgenommen. § 34a UStDV regelt: Leistungen von Kleinunternehmern können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das heißt: Du musst keine E-Rechnung ausstellen, wenn du Kleinunternehmer bist. Du musst aber E-Rechnungen empfangen.

Ob du Kleinunternehmer bist, steht in § 19 UStG und im Magazin zur Kleinunternehmerregelung. Die Empfangspflicht bleibt trotzdem.

Die Ausstellung-Ausnahme für Kleinunternehmer gilt dauerhaft. Nicht nur bis 2027. Solange du Kleinunternehmer bist, musst du keine E-Rechnung ausstellen. Mehr dazu im Magazin zur Kleinunternehmerregelung.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gibt es für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, bestimmte B2C-Grundstücksleistungen und viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Die Empfangspflicht bleibt.

Was bis Ende 2026 und 2027 noch geht

Bis zum 31. Dezember 2026 kannst du als Rechnungsaussteller entscheiden: E-Rechnung oder sonstige Rechnung. Papierrechnung geht immer. Sonstige elektronische Formate wie E-Mail mit PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Das steht in § 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG.

Lag dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Gesamtumsatz heißt: alle Umsätze, auch steuerfreie, nach § 19 Absatz 2 UStG. Die Verlängerung gilt für Umsätze nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028. Das steht in § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG.

Ein Beispiel: Dein Gesamtumsatz 2026 lag bei 600.000 Euro. Bis Ende 2026 darfst du sowieso sonstige Rechnungen ausstellen. Für Umsätze 2027 gilt der Vorjahresumsatz 2026 — also darfst du 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 musst du E-Rechnungen ausstellen. Anderes Beispiel: Dein Gesamtumsatz 2026 lag bei 900.000 Euro. Bis Ende 2026 gilt die allgemeine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen ausstellen, weil der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag.

Die 800.000-Euro-Schwelle ist der Vorjahresumsatz. Nicht der laufende Umsatz. Nicht der prognostizierte Umsatz. Der Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres.

EDI-Verfahren, die nicht ohnehin E-Rechnung erfüllen, können noch bis Ende 2027 genutzt werden – mit Zustimmung des Empfängers. Das steht in § 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG. EDI ist elektronischer Datenaustausch zwischen Systemen. Wenn dein EDI-Format schon EN 16931 erfüllt, ist es eine E-Rechnung. Wenn nicht, gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Die Aufbewahrungspflicht bleibt: acht Jahre für jede ein- und ausgehende Rechnung nach § 14b Absatz 1 UStG. Bei E-Rechnungen musst du zumindest den strukturierten Teil unversehrt in ursprünglicher Form aufbewahren. Das BMF-FAQ sagt: Der strukturierte Teil ist führend. Den musst du archivieren.

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Nächster Schritt: Ob du überhaupt ausstellen musst, hängt auch daran, ob du Kleinunternehmer bist. Empfangen musst du trotzdem. Mehr dazu im Magazin zur Kleinunternehmerregelung.

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Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand 2026-09-28. Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung (Stand März 2026), § 14 UStG, § 27 Absatz 38 UStG, § 34a UStDV.