Wirtschafts-Identifikationsnummer: Was Gründer jetzt wissen müssen

Schon wieder eine Nummer vom Amt. Du liest von einer „neuen Pflichtnummer für Unternehmen“ und fragst dich, welchen Antrag du diesmal verpasst hast. Gute Nachricht: keinen. Für diese Nummer musst du keinen Finger rühren. Du musst nur wissen, wo sie liegt und wofür du sie noch nicht brauchst.

Gemeint ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gibt sie jedem, der wirtschaftlich tätig ist. Dazu gehörst du als Einzelunternehmer oder Freiberufler. Die Idee dahinter: Unternehmen sollen eine einzige Nummer für alle Behörden haben und ihre Daten nur noch einmal melden. Für dich als Privatperson bleibt deine persönliche Steuer-IdNr. zuständig. Die W-IdNr. ist die Nummer für dein Geschäft.

So sieht sie aus: „DE“, dann 9 Ziffern, dann ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal. Deine erste Tätigkeit bekommt in der Regel die Endung -00001. Ein Beispiel aus dem BZSt: DE123456789-00001. Aus den Ziffern kann niemand etwas über dich oder deinen Betrieb ablesen.

Rund um diese Nummer halten sich fünf Irrtümer. Wir gehen sie der Reihe nach durch.

„Die muss ich beantragen.“ Nein, und es geht auch gar nicht

Dieser Irrtum macht den meisten Stress. Und er ist falsch. Das BZSt vergibt die Nummer automatisch. Ein Antrag ist laut BZSt „nicht notwendig und nicht möglich“. Das gilt für bestehende Unternehmen genauso wie für Neugründungen. Kosten fallen auch keine an. Das BZSt verlangt keine Gebühr.

Wenn du also nach „Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen“ suchst: Du kannst aufhören. Es gibt kein Formular dafür.

Warum dann überhaupt Unruhe? Weil die Nummer nicht an alle gleichzeitig geht. Das BZSt verteilt sie in Stufen, laut BZSt so:

• Stufe 1, seit November 2024: alle, die eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben müssen, und alle Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
• Stufe 2, ab dem 4. Quartal 2026: alle, die der Körperschaftsteuer unterliegen, also zum Beispiel eine GmbH oder UG, und alle, die eine gesonderte Feststellungserklärung abgeben müssen.
• Stufe 3, voraussichtlich ab dem 4. Quartal 2027: alle übrigen. Voraussichtlich kommen dann auch weitere Unterscheidungsmerkmale wie -00002 für eine zweite Tätigkeit.

Bist du Kleinunternehmer oder gibst du eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab, gehörst du zur ersten Stufe. Das trifft auf die meisten Gründer zu. Ob du unter die Regel für Kleinunternehmer fällst, klärt unser Artikel zur Kleinunternehmerregelung. Du bist also wahrscheinlich längst dran, ohne etwas getan zu haben.

„Ich habe keinen Brief bekommen, also habe ich keine.“ Wo deine Nummer wirklich steckt

Viele warten auf Post. Die kommt oft nicht. Je nach Fall erreicht dich die Nummer auf einem von zwei Wegen.

Weg eins: Du hattest schon bis zum 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, also eine USt-IdNr. Dann bekommst du keinen eigenen Brief. Deine USt-IdNr. gilt seit dem 3. Dezember 2024 zugleich als W-IdNr., hinten ergänzt um -00001. Das BZSt hat das öffentlich im Bundessteuerblatt bekanntgemacht. Ein Beispiel mit den BZSt-Ziffern: Aus der USt-IdNr. DE123456789 wird die W-IdNr. DE123456789-00001. Du hast die Nummer also schon. Du hast es nur nicht gemerkt.

Weg zwei: Du hattest keine USt-IdNr. oder du gründest gerade neu. Dann kommt die W-IdNr. über ELSTER in dein ELSTER-Postfach. Dazu bekommst du eine automatische E-Mail. Den Link in dieser Mail musst du nicht anklicken. Du kannst auch einfach selbst im Postfach nachsehen. Das ist der ganze Trick hinter „W-IdNr. in ELSTER“: einloggen, Postfach öffnen, schauen.

Dafür brauchst du ein ELSTER-Benutzerkonto. Das brauchst du als Selbstständiger ohnehin. Wie du es anlegst und deine Steuernummer bekommst, steht in unserem Artikel Finanzamt für Selbstständige.

Die Nummer kann sogar vor deinem eigentlichen Start da sein. Sie wird schon mitgeteilt, sobald das Finanzamt dein Steuerkonto einrichtet. Dein erster Auftrag kann also noch Monate entfernt sein, und die Nummer liegt trotzdem schon im Postfach.

Liegt noch nichts da? Dann prüfe eine Einstellung. In deinem ELSTER-Konto findest du unter „Formulare und Leistungen“ den Punkt „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe“. Mit dieser Einwilligung geht es schneller. Ohne sie kommt die Nummer auch, das kann laut BZSt aber „in der Regel mehrere Monate“ dauern. Die Einwilligung gilt jeweils für eine Steuernummer. Brauchst du die Mitteilung noch einmal, kannst du beim BZSt eine erneute Mitteilung anstoßen.

Und falls du noch gar nichts hast: Laut BZSt entstehen dir dadurch „keine Nachteile“.

Kein Brief heißt nicht, dass du etwas verpasst hast.

„Jetzt ist meine Steuernummer weg.“ Sie bleibt, deine Erklärungen laufen wie bisher

Neue Nummer, alte Nummer weg? So denkt man schnell. So ist es aber nicht. Deine Steuernummer behält ihre Funktion. Deine Steuererklärungen gibst du laut BZSt „wie gewohnt mit der Steuernummer“ ab. Falls du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibst, gilt das auch dort: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft weiter mit deiner Steuernummer.

Was sich ändert, merkst du an den Formularen. Sie bekommen nach und nach ein Feld für die W-IdNr. Das Feld darfst du ausfüllen. Du musst aber nicht. Die Angabe ist laut BZSt „bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional“. Ein festes Datum dafür nennt das BZSt nicht.

Langfristig soll die W-IdNr. die Steuernummer ablösen. Das BZSt nennt dafür eine Übergangsphase, aber kein Datum. Für heute gilt der Satz vom BZSt selbst: „Momentan bleibt alles für Sie wie gewohnt.“

Ein Vorteil zeigt sich erst später. Die W-IdNr. bleibt dauerhaft gleich, auch wenn du umziehst, den Namen deines Unternehmens änderst oder eine Pause einlegst. Eine neue Adresse meldest du wie bisher deinem Finanzamt. Nicht dem BZSt.

„Ab sofort muss sie auf jede Rechnung.“ Nein. Nur im Impressum kann sie eine Rolle spielen

Hier ist die Versuchung groß, gut funktionierende Rechnungsvorlagen umzubauen. Lass das. Laut BZSt erfüllt die W-IdNr. „derzeit“ nicht die Anforderungen an eine Rechnung nach § 14 UStG. Auf deine Rechnung gehört also weiter das, was bisher draufstand.

Auf deine Rechnung gehört derzeit deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. Nicht die W-IdNr.

Auch auf Geschäftsbriefen musst du die neue Nummer nicht angeben.

Anders kann es beim Impressum aussehen. Hast du eine geschäftliche Website, verlangt § 5 DDG dort die USt-IdNr. oder die W-IdNr., sofern du eine dieser Nummern besitzt. Wenn du also eine der beiden hast, gehört eine davon ins Impressum. Hast du keine, musst du dort auch keine erfinden.

Ein Beispiel: Ein Webdesigner arbeitet als Kleinunternehmer, hat keine USt-IdNr., aber seine W-IdNr. liegt im ELSTER-Postfach. Auf seine Rechnungen schreibt er weiter seine Steuernummer. In sein Impressum kommt die W-IdNr. Das ist alles.

„Dann brauche ich keine USt-IdNr. mehr.“ Doch, für Geschäfte in der EU weiterhin

Die Ziffern sehen gleich aus. Deshalb liegt der Gedanke nahe, eine Nummer reiche jetzt. Der Unterschied zwischen W-IdNr. und USt-IdNr. ist aber klar: Die W-IdNr. ersetzt die USt-IdNr. nicht.

Die USt-IdNr. brauchst du weiterhin, wenn du mit Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Ländern Geschäfte machst. Und du musst sie wie bisher gesondert beantragen. Die W-IdNr. kommt automatisch. Die USt-IdNr. nicht.

Hast du zuerst die W-IdNr. und beantragst später eine USt-IdNr., bekommst du dieselben Ziffern. Die USt-IdNr. wird dir trotzdem getrennt mitgeteilt. Das Schema bleibt dasselbe wie oben, wieder mit den Beispielziffern des BZSt: USt-IdNr. DE123456789, W-IdNr. DE123456789-00001. Gleiche Ziffern, zwei Aufgaben.

Was du heute tun solltest, in dieser Reihenfolge: Erstens dein ELSTER-Postfach öffnen und nachsehen, ob die Nummer schon da ist. Zweitens, falls nicht, die Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe prüfen. Drittens die Nummer dort ablegen, wo du deine Steuerunterlagen sammelst. Viertens dein Impressum ansehen, falls du eine Website hast. Deine Rechnungen lässt du, wie sie sind.

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