Kunde zahlt nicht: Mahnung, Verzugszinsen und Mahnbescheid

Die erste Rechnung ist raus, das Zahlungsziel ist verstrichen, und auf dem Konto tut sich nichts. Vielleicht fragst du dich jetzt, ob du nachhaken darfst, ohne den Kunden zu verärgern. Und ab wann du Zinsen verlangen oder sogar das Gericht einschalten kannst.

Die kurze Antwort: Das Gesetz ist auf deiner Seite. Du musst es aber selbst nutzen, denn von allein passiert nichts. Eine offene Rechnung ist Umsatz auf dem Papier. Deine Miete, deine Versicherung und deinen Lebensunterhalt bezahlst du erst mit dem Geld, das wirklich auf dem Konto ankommt. Deshalb lohnt es sich, Zahlungseingänge genauso ernst zu nehmen wie die Akquise.

In diesem Artikel erfährst du, wie du vorbeugst, wann dein Kunde im Verzug ist, was du dann verlangen darfst und wie ein Mahnbescheid abläuft.

Stand: Oktober 2026

Vorbeugen: Rechnung und Zahlungsziel klären

Am wenigsten Ärger gibt es, wenn von Anfang an klar ist, was du wann bekommst.

• Nenn ein konkretes Zahlungsziel. Schreib auf Angebot und Rechnung ein festes Datum, zum Beispiel „zahlbar bis 15. November 2026“. Das ist eindeutiger als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ und hat einen rechtlichen Vorteil, den du gleich kennenlernst.
• Beschreib deine Leistung klar. Je genauer auf der Rechnung steht, was du geliefert hast, desto weniger Raum bleibt für Rückfragen und Ausreden.
• Vereinbare bei größeren Aufträgen Anzahlungen oder Abschläge. Das musst du vorher mit dem Kunden absprechen, am besten schriftlich im Angebot oder Vertrag. So trägst du nicht das ganze Risiko allein.
• Lass deine Rechnungsvorlage einmal prüfen. Für Rechnungen gibt es Pflichtangaben. Lass deine Vorlage deshalb einmal von der Steuerberatung oder einer Gründungsberatung prüfen. Danach kannst du sie immer wieder verwenden.

Zahlungsziele gehören übrigens in deine Liquiditätsplanung. Wenn du weißt, dass Kunden erst nach einigen Wochen zahlen, erkennst du Engpässe früh. Wie das im Gesamtbild aussieht, zeigt dir der Liquiditätsplan im Businessplan.

Ab wann ist dein Kunde im Verzug?

„Verzug“ bedeutet: Der Kunde zahlt zu spät, und das hat rechtliche Folgen. Erst ab dem Verzug darfst du zum Beispiel Verzugszinsen verlangen. Voraussetzung ist, dass deine Forderung fällig ist, das Geld also zu zahlen ist.

Der Grundfall: Mahnung nach Fälligkeit

Zahlt der Kunde nach Fälligkeit nicht und du mahnst ihn, kommt er mit dieser Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Einer Mahnung gleichgestellt sind eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids.

Wann du keine Mahnung brauchst

• wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, also zum Beispiel „zahlbar bis 15. November 2026“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB),
• wenn der Kunde ernsthaft und endgültig erklärt, dass er nicht zahlen wird (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB).

Die 30-Tage-Regel

Bei einer Entgeltforderung, also einer Forderung für eine Lieferung oder Leistung, kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Dafür brauchst du keine Mahnung.

Für Privatkunden (Verbraucher) gilt das aber nur, wenn deine Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Fehlt der Hinweis, musst du einen Privatkunden mahnen, damit er in Verzug kommt.

Wann kein Verzug eintritt

Unterbleibt die Zahlung infolge eines Umstands, den der Kunde nicht zu vertreten hat, kommt er nicht in Verzug (§ 286 Abs. 4 BGB). Ob das so ist, hängt vom Einzelfall ab.

Praxis-Tipp: Schreib den Hinweis auf die Verzugsfolge in jede Rechnung, egal ob dein Kunde privat oder geschäftlich kauft. Zum Beispiel: „Erfolgt die Zahlung nicht spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, gerätst du/geraten Sie in Verzug.“

Was du bei Verzug verlangen darfst

Verzugszinsen

Ist der Kunde im Verzug, darfst du Zinsen verlangen (§ 288 BGB). Die Höhe hängt davon ab, wer dein Kunde ist:

• Privatkunde (Verbraucher): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Geschäftskunde (Unternehmer), Entgeltforderung: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz

Der Basiszinssatz ist ein Referenzzins, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli bekannt gibt. Seit 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent (vorher, vom 1. Januar bis 30. Juni 2026: 1,27 Prozent).

Beispiel (Stand Oktober 2026):

• Geschäftskunde: 9 + 1,52 = 10,52 Prozent pro Jahr
• Privatkunde: 5 + 1,52 = 6,52 Prozent pro Jahr

Ab 1. Januar 2027 kann sich der Wert ändern. Prüf den aktuellen Satz deshalb immer bei der Bundesbank.

Die Verzugspauschale von 40 Euro

Ist dein Kunde kein Verbraucher und mit einer Entgeltforderung im Verzug, hast du zusätzlich Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch, wenn er in Teilen oder Raten zahlt. Die Pauschale wird allerdings auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, wenn du solche Kosten als Schadensersatz verlangst.

Bei Privatkunden gibt es die Verzugspauschale nicht.

Weiterer Schaden

Entsteht dir durch den Verzug ein weiterer Schaden, kannst du auch diesen geltend machen (§ 288 Abs. 4 BGB). Du musst ihn aber nachweisen, und ob das Erfolg hat, hängt vom Einzelfall ab.

Sehr lange Zahlungsfristen

Manche Geschäftskunden wollen Zahlungsziele von mehr als 60 Tagen. Eine solche Vereinbarung ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und dich nicht grob unbillig benachteiligt (§ 271a BGB). Bei Verbrauchern als Schuldner gilt diese Regel nicht.

Ein ehrliches Wort zum Geld

Bei kleinen Rechnungsbeträgen und wenigen Wochen Verzug sind die Zinsen gering, denn sie werden auf das Jahr gerechnet. Der eigentliche Nutzen liegt oft woanders: Ein Kunde, der weiß, dass du deine Rechte kennst, sortiert deine Rechnung in seinem Stapel meist weiter nach oben.

Schritt für Schritt: von der Erinnerung zum Mahnbescheid

Du musst nicht gleich mit der großen Keule kommen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in Stufen:

Die Fristen in der Tabelle sind eine Empfehlung aus der Praxis. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Mahnfrist vor.

Muster für Stufe 1: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]

Hallo [Name],

vielleicht ist es im Alltag untergegangen: Meine Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] Euro war am [Datum] fällig, und ich konnte bisher keinen Zahlungseingang finden. Die Rechnung hänge ich dir noch einmal an.

Ich freue mich, wenn du den Betrag in den nächsten Tagen überweist. Falls es eine Rückfrage zur Rechnung gibt, melde dich gern.

Viele Grüße [Dein Name]

Muster für Stufe 2: Mahnung

Betreff: Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]

Hallo [Name],

meine Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] Euro, fällig am [Datum], ist trotz Zahlungserinnerung vom [Datum] noch offen.

Bitte überweise den Betrag bis spätestens [konkretes Datum] auf das in der Rechnung genannte Konto.

Ich weise darauf hin, dass ich für die Dauer des Verzugs Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe berechne. [Nur bei Geschäftskunden:] Zusätzlich mache ich die gesetzliche Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB geltend.

Viele Grüße [Dein Name]

Bei Privatkunden lässt du den Satz zur Verzugspauschale weg.

Dokumentieren nicht vergessen

Heb alles auf: Rechnung, Erinnerung, Mahnungen und den Schriftverkehr mit dem Kunden. Notier, wann und wie du was verschickt hast, und sichere einen Versandnachweis. Kommt es später zum Streit, ist diese Ablage viel wert.

Der Mahnbescheid: Was passiert?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachter Weg, eine Geldforderung durchzusetzen. Es ist zulässig, wenn du die Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro verlangst (§ 688 ZPO). Nicht möglich ist es, wenn deine Forderung von einer Gegenleistung abhängt, die noch nicht erbracht ist, wenn du also zum Beispiel selbst noch liefern musst.

So stellst du den Antrag

Am einfachsten ist der Online-Mahnantrag auf mahngerichte.de. Du brauchst dafür keine Registrierung. Du füllst das Formular online aus, druckst es mit dem erzeugten Barcode aus und schickst es per Post ans Gericht.

Alternativ kannst du den Antrag elektronisch stellen, etwa per Software mit qualifizierter elektronischer Signatur. Es gibt weitere elektronische Einreichungswege, Details findest du auf mahngerichte.de. Zuständig ist das zentrale Mahngericht.

Rechne damit, dass Gerichtskosten anfallen, die du zunächst selbst vorstrecken musst.

So geht es weiter

1. Zustellung: Das Gericht stellt deinem Kunden den Mahnbescheid zu.
2. Zwei Wochen Zeit: Dein Kunde hat dann zwei Wochen, um zu zahlen oder Widerspruch einzulegen. Er kann auch nur einem Teil der Forderung widersprechen. Ein verspäteter Widerspruch wird noch berücksichtigt, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 ZPO).
3. Bei Widerspruch: Das Verfahren geht nicht automatisch weiter. Das Mahngericht gibt die Sache erst an das zuständige Gericht ab, wenn eine Partei die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragt (§ 696 ZPO). Diesen Antrag kannst du schon im Mahnantrag stellen. Für das streitige Verfahren fallen weitere Gerichtskosten an. Stellt niemand den Antrag, bleibt die Sache liegen.
4. Keine Reaktion: Zahlt dein Kunde nicht und widerspricht er nicht, kannst du frühestens zwei Wochen nach Zustellung den Vollstreckungsbescheid beantragen. Der Antrag muss spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids beim Gericht eingehen (§ 701 ZPO), sonst entfallen die Wirkungen des Mahnbescheids.
5. Vollstreckungsbescheid: Gegen den Vollstreckungsbescheid kann dein Kunde innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen. Dann geht die Sache ebenfalls ins streitige Verfahren (§ 700 ZPO). Legt er keinen Einspruch ein, kannst du vollstrecken lassen, zum Beispiel durch den Gerichtsvollzieher.

Verjährung: Wann es zu spät ist

Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Wichtig ist der Beginn: Die Frist startet nicht mit dem Rechnungsdatum. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen und der Person des Schuldners wusstest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen (§ 199 BGB).

Beispiel für den Standardfall: Du hast im März 2026 geleistet und abgerechnet. Die Verjährung beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 BGB). Das heißt, die Frist läuft in dieser Zeit nicht weiter. Maßgeblich ist die Zustellung, nicht der Tag, an dem du den Antrag stellst. Warte also nicht bis kurz vor Silvester.

Wann du statt Mahnung lieber das Gespräch suchst

Nicht jeder säumige Kunde will dich prellen. Bei Stammkunden oder wenn du merkst, dass jemand gerade in Zahlungsschwierigkeiten steckt, ist ein Anruf oft der bessere erste Schritt.

• Ratenzahlung: Wenn du dich auf Raten einlässt, halte die Vereinbarung schriftlich fest: Beträge, Termine und was gilt, wenn eine Rate ausfällt. Behalte trotzdem die Verjährung im Blick.
• Insolvenz des Kunden: Hier gelten eigene Regeln. Hol dir Unterstützung bei einer Anwältin, einem Anwalt oder der Beratung deiner Kammer.
• Sonderfälle: Bei öffentlichen Auftraggebern oder Kunden im Ausland können abweichende Regeln gelten.

Fazit und nächster Schritt

Einen Kunden zu mahnen ist kein Angriff auf die Kundenbeziehung, sondern ganz normale Geschäftspraxis. Wenn du klare Zahlungsziele setzt, früh und freundlich nachhakst und die gesetzlichen Hebel kennst, kommst du in den meisten Fällen ohne Gericht zu deinem Geld. Und wenn nicht, ist der Mahnbescheid ein Weg, den du selbst gehen kannst.

Was du diese Woche tun kannst:

1. Leg dir eine Mahnvorlage mit drei Stufen an: Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung.
2. Prüf deine Rechnungsvorlage: Stehen ein konkretes Zahlungsziel und der Hinweis auf die Verzugsfolge drauf?
3. Schau einmal pro Woche auf deine offenen Posten und reagier früh.

Weitere Ratgeber rund um Gründung, Finanzen und Kunden findest du im coachRED Magazin.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Bei hohen Beträgen, Streit über die Leistung oder Insolvenz des Kunden solltest du eine Anwältin, einen Anwalt oder die Kammerberatung hinzuziehen.

FAQ

Darf ich Mahngebühren für jedes Mahnschreiben berechnen?

Gesetzlich ausdrücklich geregelt ist nur die Verzugspauschale von 40 Euro, und die gilt nur gegenüber Kunden, die keine Verbraucher sind (§ 288 Abs. 5 BGB). Dazu kommen Verzugszinsen. Ob du darüber hinaus einen Schaden geltend machen kannst, ist eine Frage des Einzelfalls und muss nachgewiesen werden.

Brauche ich einen Anwalt für den Mahnbescheid?

Den Online-Mahnantrag auf mahngerichte.de kannst du ohne Registrierung selbst ausfüllen und per Post einreichen. Geht es um hohe Beträge oder bestreitet der Kunde deine Leistung, ist rechtliche Beratung sinnvoll.

Wie lange darf ich mit dem Mahnen warten?

Deine Forderung verjährt in der Regel drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist und du von den Umständen und der Person des Schuldners wusstest. Hast du einen Mahnbescheid zustellen lassen, musst du den Vollstreckungsbescheid innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung beantragen. Für deine Liquidität gilt aber unabhängig davon: Je früher du nachfasst, desto besser.

Quellen

• § 286 BGB – Verzug des Schuldners (abgerufen 26.10.2026)
• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (abgerufen 26.10.2026)
• § 271a BGB – Vereinbarungen über Zahlungs-, Überprüfungs- oder Abnahmefristen
• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung
• § 688 ZPO – Zulässigkeit des Mahnverfahrens
• § 694 ZPO – Widerspruch gegen den Mahnbescheid (abgerufen 27.10.2026)
• § 696 ZPO – Verfahren nach Widerspruch (abgerufen 27.10.2026)
• § 699 ZPO – Vollstreckungsbescheid
• § 700 ZPO – Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid (abgerufen 27.10.2026)
• § 701 ZPO – Wegfall der Wirkung des Mahnbescheids
• Deutsche Bundesbank – Basiszinssatz (Stand 26.10.2026)
• Mahngerichte – Online-Mahnverfahren
• Mahngerichte – Einreichungsarten
• Mahngerichte – Widerspruch
• Mahngerichte – Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids